Когда мы плывем на лодке по реке, можем ли мы управлять рекой? Точно так мы не можем управлять временем. Мы можем дружить со временем и управлять собой. Так из ситуации выбора «или/или» (семья или работа, успех или счастье, работа или учеба) вы перейдете к варианту «и/и». Большинство людей счастливы и живут в гармонии с собой тогда, когда им не приходится выбирать, чем пожертвовать. Человек, эффективно использующий свое время, лучше работает и отдыхает, а также получает больше положительных эмоций от хобби, встреч и общения с близкими.
1. Приоритеты: время продуктивное и непродуктивное
Есть хорошо известная матрица Эйзенхауэра, или так называемая «матрица приоритетов». Она предполагает разделение задач по двум осям — срочное и важное. Но как именно определять, что именно является срочным и важным? Вот один из вариантов интерпретации.
Важное — то, что одновременно значимо для результатов и сложно в исполнении.
Например, вам необходимо пригласить партнера компании на празднование юбилея фирмы. Повлияет ли текст приглашения на результаты бизнеса? Нет. Следовательно, вы можете поручить секретарю составить такое приглашение. Другой вариант: необходимо написать письмо дистрибьютору с сообщением о повышении цен на следующий год, причем важно сохранить с ним позитивные отношения. Может ли письмо повлиять существенно на бизнес? Да. Сложно ли это? Да. Поэтому вы будете делать это сами.
Срочное. При определении срочности большинство людей учитывают только удаленность срока, к которому необходимо выполнить задачу, а также время на ее реализацию. Этого недостаточно. Нужно также
учитывать длительность других дел, которые запланированы у вас на данный период, а также свободное время других людей, если их помощь или информация понадобятся вам для реализации задачи.
Таким образом, ситуация может выглядеть примерно так. Сегодня 15-е число, а к 25-му вам необходимо подготовить отчет. Время на подготовку отчета — 5 рабочих часов. Срочное ли это дело?
A. Несрочное, так как у вас нет других запланированных дел с точным сроком исполнения.
Б. Срочное, так как 17-го вы уезжаете в командировку, и у вас не будет возможности готовить отчет.
B. Срочное, так как для подготовки отчета вам необходимо 2 часа времени аналитика, который сможет поработать с вами только 16-го числа.
Такая схема оценки срочности задачи будет значительно более эффективной, чем просто расчет длительности дел.
2. Как делегировать, если делегировать некому?
Первое, о чем говорят на тренингах по тайм-менеджменту — делегируйте все неважное, оставляя себе только наиболее важные дела. Однако что делать, если делегировать работу некому или все подчиненные перегружены?
В течение дня, недели или месяца у нас есть время продуктивное и непродуктивное. Степень продуктивности времени могут определять разные факторы: биологические часы, степень усталости, цейтнот, шум, привычный рабочий ритм, время в дороге и пр.
Идея здесь проста: в наиболее продуктивное время планируйте дела самой высокой важности. Чем ниже продуктивность, тем ниже степень важности планируемых дел. Такой подход избавит вас от необходимости делегировать менее важные дела.
Иными словами:
- Определите критерии продуктивности своего времени.
- Научитесь определять приоритет (важность) основной массы своих дел.
- Распределите дела в прямой зависимости: важность дела — продуктивность времени.
- Регулярно отслеживайте эффективность системы.
3. Запланированное и стихийное время
Запланированное время — время, в течение которого только вы влияете на то, чем вы заняты:
- вы — бухгалтер и понимаете, что в эти часы сотрудники не будут обращаться к вам с вопросами или задачами;
- вы — менеджер по подбору персонала, и эти часы вы выделили для просмотра накопленных резюме;
- вы — руководитель, и весь сегодняшний день вы отвели на корректировку бизнес-плана;
- вы — дома и хотите приготовить праздничный ужин: ничто вас не отвлекает, никого рядом нет;
- вы решили дочитать сегодня нужную книгу и заранее договорились с супругой или супругом, что он(а) возьмет на себя ужин и детей.
Стихийное время — время, в течение которого занятость зависит не от вас, а от других людей и/или обстоятельств:
- входящие звонки от коллег или клиентов;
- вы решаете сложную или конфликтную ситуации и не можете спрогнозировать затраты времени;
- вы подбираете персонал: интервью может длиться десять минут или полчаса, если кандидат вас заинтересовал;
- вы убираете дом, а вокруг вас вертится маленький ребенок с постоянными просьбами.
Чтобы понять, какими видами времени вы располагаете, сделайте «фотографию» своего времени — не только рабочего, так как личное время можно планировать по тем же принципам. Чем больше срок замера (день, неделя, месяц, тем больше всего учтете и будет лучше результат.
Как использовать это знание:
- Вы можете точно планировать объем своих рабочих или личных дел только на тот период, который относится к запланированному времени. Если ваш восьмичасовой рабочий день состоит из двух типов времени 50/50, то вы можете жестко планировать свои дела только на 4 часа из них. В остальные 4 часа лучше выполнять резервные дела, которые можно сделать в любое время. Аналогичный принцип распространяется и на личное время.
- Лучшую эффективность и удовлетворенность делами дает уменьшение процента стихийного времени в пользу увеличения запланированного.
Достичь увеличения запланированного времени можно, например, так:
- распланируйте свой день таким образом, чтобы максимум стихийных факторов приходились на строго определенные часы, а все остальные дела, на которые влияете только вы — на остальную часть дня. Это можно сделать, если наблюдается четкая временная закономерность (например, звонки от клиентов поступают преимущественно во второй половине дня) или вы можете повлиять на свои «приемные часы»;
- попробуйте использовать табличку «извините, в настоящее время я занят(а) на Х час(ов)», когда вы выполняете особенно важную работу;
- сокращайте количество отвлекающих факторов. Например, во время важной работы можно выставлять автоответчик и перезвонить позже, а также не отвлекаться на каждое входящее сообщение.
Автор: Cветлaна Bлaдимиpoвна Ивaновa, кандидат психологических наук, сертифицированный тpeнер и HR-менеджер, старший партнер и ведущий тренер KPG Trаining Сenter.
