Как дать отпор коллегам, которые мешают работать

Десятки непрочитанных рабочих чатов в телеграме, деловые скайп-коллы с разницей в десять минут, завалы в почте. Удалённая работа может быть утомительной, особенно если коллеги не ценят своё и ваше время. Публикуем отрывок из книги «Гид HBR. Как стать продуктивнее», в котором Дори Кларк — автор научно-популярного журнала Harvard Business Review (его издаёт Гарвардская школа бизнеса) — делится идеями, как ограничить себя от излишнего общения на работе.

В книге встречаются примеры из офисной работы, которые в данный момент неактуальны сами знаете из-за чего. Но эти стратегии поведения можно применить и на удалённой работе (правда!).

Никто не старается специально общаться с другими людьми так, чтобы им надоесть. Маловероятно, что кто-то оставляет вам голосовые сообщения исключительно ради того, чтобы отвлечь вас от важной работы. И тем не менее очень часто результат оказывается именно таким. Вы открываете такие послания с ужасом, потому что знаете: каждое из них может обернуться потраченным временем и новыми обязанностями, которые вам попытаются навязать.

Если у вас есть коллеги, которые совершенно неоправданно тратят ваше время, вы можете использовать одну из четырёх предложенных ниже стратегий, чтобы вежливо избавиться от их присутствия в вашем рабочем процессе.

Выясните, что стоит за просьбой

Вы получили письмо от коллеги: «Давай в четверг пообедаем вместе, нам есть о чём поговорить». Как вы отреагируете? Если он — ваш друг и вы с удовольствием повидаетесь с ним, то всё прекрасно. Однако не торопитесь отвечать «да», особенно если подозреваете, что этот человек склонен считать ваше время неисчерпаемым ресурсом.

Попробуйте разобраться, чего он хочет на самом деле. Вы можете предполагать, что он хочет поговорить о проекте, над которым вы вместе работаете. Но, возможно, ему просто захотелось пообщаться или он хочет спросить вашего мнения о предмете, который не имеет отношения к вашей работе. Можно ответить так:

«Мне нужно уточнить свои планы на четверг, так что отвечу, как только буду уверен. И, кстати, о чём мы будем говорить?»

Его ответ поможет вам понять, хотите ли вы тратить на этот обед время, и не жалеть о том, что неправильно поняли цель приглашения коллеги.

Еще на блоге:   8 распространенных фраз, которые могут испортить впечатление о человеке в считаные секунды

Не соглашайтесь на телефонные звонки по умолчанию

Если вы заняты важной стратегической работой, даже один лишний звонок (или, не дай бог, встреча) может сильно помешать вам. Поэтому очень важно вежливо поинтересоваться: а так ли уж необходим такой звонок (при том что большинство людей считают внезапные звонки по какому-то делу ситуацией, нормальной по умолчанию). Когда одна из моих клиенток договорилась со мной о лекции, она хотела ещё и позвонить мне, чтобы поговорить о моей поездке, хотя мы уже обсудили большинство деталей по почте.

Я дала ей понять, что для меня это неудобно. Отвечая на её письмо и подтверждая своё согласие выступить, я добавила:

«Расписание моих звонков в ближайшие две недели очень плотное, потому что я провожу интервью для своей будущей книги… Нам было бы лучше договориться обо всём по почте, так я смогу быстрее отвечать вам. Пожалуйста, сообщите, согласны ли вы. Большое спасибо».

Я не отмела полностью возможность звонков — то есть действительно важных звонков, но заставила ту женщину обдумать свою просьбу. Она ответила мне письмом, где сообщила, что её устраивает общение по почте. Это сэкономило мне как минимум полчаса.

Стратегически откладывайте ответ

Ещё один фактор, который способен отнять у вас очень много времени, — быстрый обмен сообщениями. Некоторые люди, если у них нет дел поважнее, увлекаются бесконечной перепиской. Если дело не слишком срочное, разумно ответить по существу вопроса сразу, чтобы закрыть для себя эту тему, — но не посылать письмо тут же, а отложить его отправку на несколько часов или даже дней в зависимости от обсуждаемой темы. Специальные программы типа Boomerang позволяют сделать это. Такая отсрочка способна охладить пыл вашего корреспондента и дать ему возможность сосредоточиться на других вещах.

Еще на блоге:   5 привычек, мешающие людям быть счастливыми

Поговорите

Вас может смутить перспектива честного разговора с коллегой о методах вашей совместной работы. Но если он слишком настаивает, то вас это, скорее всего, начнёт раздражать — и тогда ваши чувства наверняка просочатся наружу неконструктивным пассивно-агрессивным образом. Так что лучше сразу высказаться и однозначно обозначить свои предпочтения. И не забывайте, что речь в первую очередь должна идти о том, что помогает вам работать лучше, а не о том, что коллега делает не так. (Ваши точки зрения на критерии продуктивности могут не совпадать.)

Вы можете сказать что-нибудь вроде:

«Фрэнк, ты уже несколько раз предлагал устроить контрольную встречу, и мне хотелось бы с этим разобраться. Лично я предпочитаю сократить до минимума число таких встреч и решать большую часть вопросов по электронной почте. Но, может быть, мы найдём способ, который подойдёт нам обоим?»

Он может заговорить о важности построения личных отношений, тогда в качестве компромисса предложите обмениваться новой информацией по почте, но раз в месяц посещать офисные мероприятия, где можно пообщаться со многими коллегами сразу. Подумайте о том, как проявить уважение к его желаниям, но при этом не идти у него на поводу.

Когда рассматривается вопрос о наших повышениях, прибавках к зарплате или об успехе наших предпринимательских инициатив, никогда не учитывается количество просмотренных и отвеченных писем или принятых телефонных звонков. Важно то, насколько успешно мы справляемся с наиболее важными задачами, а это невозможно, если мы вынуждены постоянно «отшивать» коллег, для которых тайм-менеджмент не является приоритетом. Если вам удастся освободить хотя бы один или два часа в неделю для того, чтобы сосредоточиться на главных целях, это внесёт существенный вклад в ваш долгосрочный успех.

Источник

Читайте наши закрытые материалы

Добавить комментарий