Вспомните, что вы недавно отвечали друзьям на вопрос «Как поживаешь?». Возможно, вы говорили, что «очень заняты» или что у вас «куча дел и совсем нет времени на себя». Это типичные ответы. К сожалению, лишь единицы умеют грамотно распоряжаться временем. Мы тратим драгоценные минуты на ерунду и понимаем свои ошибки, когда уже слишком поздно. В итоге мы или значительно упрощаем цели, или просто не достигаем их.
Представьте, что утром вам нужно рано встать, чтобы успеть на важную рабочую встречу, а накануне вечером вы случайно открываете для себя новый интересный сериал. Вы смотрите его полночи, просыпаетесь гораздо позже, чем следовало, и со всех ног мчитесь на работу, не успевая подготовиться. Всему виной неправильное обозначение приоритетов. Вместо того чтобы включать серию за серией, вы могли бы лечь спать пораньше, проснуться в хорошем расположении духа и настроиться на встречу.
Почему важно обозначать приоритеты
Философия правильного использования времени проста — нужно не переживать, что его остаётся мало, а сосредоточиться на том, как максимально его использовать. И единственный способ это сделать — научиться верно определять приоритеты.
Конечно, вы уже слышали об этом раньше. Но как часто вы на самом деле садились за стол и разбирали ежедневные задачи по приоритетности? Это необходимо делать регулярно по нескольким причинам.
Если каждый день нужно заниматься множеством дел — без системы, которая поможет со всем справляться, не обойтись. Приоритетность даёт возможность распределять задачи по порядку в зависимости от их важности. И такой метод приводит к положительным изменениям:
- Увеличивает продуктивность. Когда мы определяем самые важные задачи и отводим время на их выполнение, наша работоспособность значительно улучшается, а значит, мы успеваем больше, чем обычно.
- Снижает уровень тревоги и стресса. Когда перед нами огромный список задач, а времени остаётся не так много, мы начинаем переживать. Обозначение приоритетов помогает сократить список дел и грамотно использовать время.
- Расширяет возможности. Когда мы фокусируемся на самых главных задачах, мы быстрее достигаем целей и замечаем новые направления для роста.
Что помогает обозначить приоритеты
1. Понять ценность задач
Прежде чем сортировать задачи, необходимо определить степень важности каждой из них. Для этого спросите себя, что именно вы получите в результате. Ценность бывает трёх видов:
- Мгновенная. Например, когда вы звоните коллеге, чтобы узнать важную информацию для проекта, над которым сейчас работаете.
- Кратковременная. Её иллюстрирует наведение порядка на рабочем столе — документы будут идеально отсортированы, пока снова не образуется беспорядок.
- Долговременная. Скажем, вы хотите похудеть и записываетесь в спортзал; чтобы увидеть результат, придётся попотеть несколько месяцев.
Когда вы инвестируете в своё время, наполняете дни и часы действиями, вы делаете их ценными для своего будущего. Поэтому поймите, что для вас важно, и потом действуйте.
2. Избавиться от ненужных задач
Мы сами редко планируем повседневные занятия, поэтому наш мозг автоматически делает это за нас и приоритизирует задачи, только бессознательно. Некоторые из них приближают нас к целям, другие не дают никаких видимых результатов. Именно поэтому нам кажется, что мы постоянно заняты, — не все наши действия связаны с тем, чего мы хотим в будущем. В итоге мы тратим своё время на ненужные дела. Для многих это превращается в заезженную пластинку и повторяется снова и снова, каждый день, месяц и год.
Представьте простой сценарий. Вы собираетесь на неделю съездить в США. Это ваше первое посещение страны, так что вы хотите многое успеть — посмотреть главные достопримечательности и поесть в лучших ресторанах. Изучение самой страны и вопросов, связанных с поездкой, может немного запутать. С чего начать? Купить билет на самолёт? Забронировать отель? А что, если вам понравится отель, который находится слишком далеко от достопримечательностей? Тогда, наверное, лучше сначала составить список мест, где вы хотите побывать?
От такого количества вопросов голова может пойти кругом. Для этого и существует приоритизация. Записывайте все свои вопросы, избавляйтесь от тех, которые содержат незначительные переживания, и действуйте.
3. Разделить задачи на категории
Ещё один вопрос, который существенно облегчает процесс приоритизации: в чём ваша цель? Ответ поможет чётко прописать задачи и пути их решения. После того, как список дел будет готов, разделите его на три категории:
- Обязательно сделать. Эти задачи чрезвычайно важны для достижения цели. Их нужно выполнить в первую очередь, не жалея ресурсов и времени. Если взять пример с поездкой в Америку, в эту категорию попадут покупка билетов и бронирование отеля.
- Стоит сделать. Сюда входит всё, что важно, но не критично. Если игнорировать такие задачи, результат слегка уменьшится. Скажем, если заранее не составить список достопримечательностей, во время поездки про какие‑то из них можно забыть.
- Неплохо бы сделать. Это опциональные задачи, которые никак не влияют на исход дела. Например, мелкие вопросы из разряда «какую кепку взять с собой в США, а какую оставить дома».
Список задач по категориям поможет освободить время и грамотно им распорядиться. Причём он подойдёт для любой сферы жизни: неважно, работаете вы полный день, следите за детьми или совмещаете и то и другое.
4. Расставить задачи по порядку
Следующий шаг — подсчитать количество задач и распределить их по порядку. Это особенно полезно, когда у вас сразу несколько дел в одной категории.
Оцените важность задач внутри каждой группы ещё раз. Так вы поймёте, за что стоит взяться в первую очередь. Не забывайте про один из главных принципов приоритизации — суть не в количестве выполненных задач, а в качестве исполнения.
5. Создать мастер‑лист
Невозможно правильно приоритизировать задачи, если держать их только в голове. Именно для этого и пригодится мастер‑лист — сводный список всех дел. Внесите их в заметки на телефоне или в документ на компьютере, разбейте по категориям и распределите по порядку. Так вы сможете легко добавлять пункты и вносить изменения при необходимости.
6. Использовать разные методы продуктивности
Если мастер‑лист не помогает понять, что отложить, а что сделать прямо сейчас, попробуйте другие методы продуктивности. Например, используйте принцип Парето, согласно которому 20% усилий дают 80% результата. Или обратите внимание на матрицу Эйзенхауэра, которая предлагает делить задачи на четыре категории: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные и несрочные и неважные. Или выберите любой другой, удобный для вас метод.
7. Разработать стратегию
После того, как вы приоритизировали дела, понадобится выбрать стратегию их выполнения. Лучше всего начинать с самых крупных и сложных, но первостепенных задач. Когда вы с ними разберётесь, это зарядит вас энергией и вдохновит двигаться дальше.
Эффективный тайм‑менеджмент — всего лишь кусочек огромного пазла изменений, которые вы можете совершить на пути к лучшему будущему. Обычно трудности возникают не из‑за одного неверного решения, а из‑за целой цепочки событий. Если вы недовольны тем, как складывается ваша судьба, пора пересмотреть, что и как именно вы делаете.
Измените ход своих мыслей — и ваша жизнь преобразится.
Автор: Лиза Захарова
