Контролировать время — непростая задача. Во время работы над проектами нас отвлекают звонки, электронные письма и социальные сети. Эти семь способов помогут оптимизировать расписание дня, справиться с потоком задач и достичь максимальной продуктивности.
Начинайте день с самых важных задач
Самая важная работа, приносящая видимые результаты и требующая обязательного выполнения, должна стоять первой в расписании. Такой подход дает следующие положительное результаты.
- Помогает правильно расставить приоритеты, задает импульс вашему дню и повышает мотивацию.
- Позволяет использовать ограниченное время продуктивности по максимуму. Исследования показывают, что период наибольшей продуктивности составляет всего 2 часа 48 минут в день.
- Дает почувствовать, что вы чего-то достигли и сделали что-то значимое.
- Для выполнения важных дел нужно выделить отдельное время в расписании — примерно 30-90 минут, во время которых нельзя заглядывать в электронную почту и проверять сообщения в чате.
Разбивайте день на временные блоки
Тайм-блокинг — это техника, которая предлагает разбивать день на несколько временных блоков для выполнения определенных задач. Она помогает более точно структурировать день.
Поскольку вы точно будете знать, как проведете день, вам будет легче сосредоточиться на поставленных задачах и меньше отвлекаться на внешние факторы. К тому же, эта техника помогает лучше увидеть общую картину дел и правильно расставить приоритеты.
Используйте технику «помидора»
Идея техники «помидора» заключается в следующем: 25 минут выделяется для непрерывной и сосредоточенной работы над одной задачей, за которой следует пятиминутный перерыв. Спустя три-четыре таких сеанса можно сделать более длительный перерыв для восстановления сил.
Эту технику легко сочетать с другими методами в списке и можно включать в свободные часы в расписании. Например, если у вас есть блок свободного времени с 13:00 до 15:00, его можно заполнить сеансами «помидора». Для этого достаточно просто выбрать четыре задачи, запустить таймер и приступить к работе.
Одно из главных преимуществ этой техники — возможность сосредоточиться на работе, избежав при этом выгорания. Даже если вы выполните всего два 25-минутных сеанса за день, в итоге вы получите целых 50 минут сфокусированной работы.
Ориентируйтесь на моменты пиковой продуктивности
Уровни продуктивности различаются в течение дня. Человеческий мозг работает по так называемому ультрадианному ритму: высокая мозговая активность продолжается в течение 90-минут, а затем снижается на 20-30 минут. Это означает, что в определенные периоды вы будет более внимательны и готовы к выполнению работы, а в другое время лучше будет сделать перерыв. Выстроив расписании на основе этого цикла, будет легче поймать моменты максимальной продуктивности.
Объединяйте похожие задачи
Выстраивать расписание можно не только с учетом потоков энергии, но и относительно задач. Этот подход предполагает объединение одинаковых задач в одну группу, чтобы мозгу не приходилось постоянно переключаться между различными контекстами.
Более того, задачи можно распределить по дням, составив график на всю неделю. Например, выполнить всю административную работу в пятницу, а все звонки по продажам перераспределить на вторник и четверг.
Главное — учитывать собственные привычки и особенности. Если после обеда вы лучше справляетесь с творческой работой, то объедините соответствующие задачи в группу и уделите им внимание в это время.
Учитывайте фактическое время выполнения задач
Одна из самых больших проблем любого метода планирования заключается в том, что мы, как правило, не знаем, сколько времени потребуется на выполнение задачи, даже если уже делали ее раньше.
Карикатурист и комик Джейсон Чатфилд предложил решение этой проблемы. После завершения каждой задачи он отмечал фактическое время ее выполнения, а затем учитывал это время при составлении графика с аналогичными или похожими задачами.
Так как многие задачи мы повторяем ежедневно или еженедельно, этот метод, позволяющий узнать фактическое время выполнения задачи, очень пригодится при планировании графика.
Выделите отдельное время для общения
Электронная почта и сообщения в чатах — основные отвлекающие факторы во время работы, значительно замедляющие ее выполнение. Чтобы решить эту проблему, попробуйте выделить определенное время для общения с коллегами. Например, после завершения первостепенных задач или после обеда в период снижения продуктивности. Однако, прежде чем применять эту технику, обязательно обговорите это с членами команды, объясните ситуацию и предоставьте им возможность связаться с вами по срочным вопросам.
