Как планировать рабочий день, чтобы всё успевать и не уставать

К концу дня на работе многие чувствуют себя выжатыми: сил не остаётся буквально ни на что. Исправить это можно грамотным планированием рабочего времени. Поговорили с клиническим психологом Анной Южаниной о том, как оставаться продуктивными и не уставать.

Анна Южанина,
клинический психолог, опыт работы 7 лет, из них 4 года в конгнитивно-поведенчечской терапии

Составьте распорядок дня — даже если работаете из дома

Кажется, удалёнщики — сами себе хозяева и могут начинать и заканчивать работу, когда хочется. Однако чёткий распорядок дня им тоже не повредит.

При переходе на фриланс или удалёнку люди нередко сталкиваются со сложностью организации рабочего времени, размыванием начала и окончания рабочего дня и прокрастинацией. Для многих работа в офисе привлекательна как раз наличием определённой структуры и контроля извне. Сама обстановка в офисе может создавать более благоприятные условия для работы. В ней меньше отвлекающих факторов: вокруг другие люди тоже работают, нет кровати и холодильника поблизости.

Поэтому на удалёнке важно создавать себе распорядок самостоятельно. Поначалу может быть сложно и непривычно, но этому можно обучиться. Я бы рекомендовала соблюдать режим дня: вставать и ложиться примерно в одно время, планировать задачи и отдых на день, установить время начала и завершения рабочего дня.

Можно попробовать составлять чёткий или примерный план и понаблюдать, какой подойдёт больше. Я бы точно рекомендовала вносить в график дела, которые привязаны ко времени и не могут быть выполнены в другое время (скажем, созвоны или встречи). Остальное опционально: можно фиксировать время, в которое нужно приступить к задаче, и примерное время, которое она займёт.

Фиксируйте план

У такого подхода несколько плюсов:

  • Это поможет ничего не забыть. Фиксированный план повышает вероятность того, что вы сделаете то, что необходимо.
  • Это добавляет мотивации. Вы сможете ставить «галочки» напротив выполненных дел и этим поддерживать себя на пути реализации плана.
  • Это избавит от напряжения, которое может возникать, если держать всё в голове.
  • Подбирайте способ, который удобен именно вам, — например, писать план в блокноте, планере, календаре в телефоне, заметках, на стикерах.

Не переживайте, если выбиваетесь из графика

Совершенно естественно, если у вас не всегда будет получаться запланировать время на задачу правильно. Особенно когда речь о новых, незнакомых задачах.

Если времени не хватило, можно обратить внимание на несколько аспектов:

  • Не критикуйте себя.
  • Спросите себя, насколько срочная эта задача. Возможно, лучше отложить другие дела и завершить её? Или же можно перенести её на завтра?
  • Если вы из раза в раз закладываете на задачу меньше времени, чем тратите в реальности, проанализируйте, почему так происходит. Возможно, ваш план изначально был нереалистичным и нужно закладывать больше времени? Или вы постоянно на что-то отвлекаетесь и это снижает продуктивность? Тогда можно попробовать минимизировать отвлекающие факторы. Например, поработать в кафе или коворкинге, если в домашних условиях это сделать сложно. Или отключить уведомления на телефоне на время выполнения задачи, закрыть все лишние вкладки в браузере.

Если же на задачу ушло меньше времени, чем планировалось, можно ориентироваться на усталость и здравый смысл. Кто-то предпочтёт потратить это время на отдых. А кто-то — начать следующую задачу и освободиться пораньше.

Еще на блоге:   Что такое «неудача»… по Лабковскому...

Планируйте отдых

Отдых — это именно то, что люди планируют реже всего, но что не менее важно, чем планирование задач. Планирование отдыха помогает сделать его более «законным» для себя и отдыхать без самокритики. А ещё — элементарно не забыть про него и организовать день так, чтобы время на него осталось.

Ничего страшного, если планирование отдыха даётся с трудом, обычно нужно время, чтобы это стало привычкой. Важно помнить: хорошо работает тот, кто хорошо отдыхает, а не тот, кто работает без перерывов, выходных и отпусков.

Люди, работающие из дома, могут позволить себе большую свободу в планировании отдыха. У офисных работников больше ограничений. Перерыв на обед я бы рекомендовала не пропускать, даже если у вас много задач. При этом оставаться продуктивным остальные восемь часов без перерыва почти нереально, поэтому стоит искать возможности хотя бы для коротких пауз.

Игнорируя отдых или отдыхая недостаточно, мы прямой дорогой придём к выгоранию, где ни о какой продуктивности не может идти и речи.

Однако не стоит ругать себя, если в какой-то день не получилось сделать необходимое количество перерывов. Иногда рабочих задач может быть очень много, а сроки «горят».

Делайте паузы, даже если прерываться не хочется

Если вы очень вовлечены в задачу, всё равно не стоит жертвовать перерывами. На первой стадии выгорания есть так называемый «медовый месяц». Человек может пылать энтузиазмом, чувствовать себя хорошо, брать на себя много задач, игнорировать отдых и даже сон. Если это будет продолжаться какое-то время, высок шанс перейти и на следующую стадию выгорания — хронический стресс.

Бывает, что после перерыва сложно настроиться на работу — и это нормально. Конечно, работать с настроем намного приятнее. Но если вы его не ощущаете, придерживайтесь правила «действуйте без мотивации». Это значит, что не нужно ждать мотивации, вдохновения, прилива сил, определённого настроя. Просто начинайте делать то, что нужно. Как правило, настрой и мотивация приходят в процессе. Если нет — ничего страшного, вы можете работать несмотря на отсутствие настроя, хотя это сложнее.

Подберите свой способ отдыха

Вряд ли существует какой-то идеальный отдых, который подойдёт всем и всегда. К тому же могут быть ограничения, связанные с работой. Например, гулять на свежем воздухе замечательно, но не все могут позволить себе в перерыв выйти на прогулку. Или погода может быть неподходящей.

Существуют разные подходы к тому, что такое отдых. Кто-то считает любую смену деятельности отдыхом, хотя, на мой взгляд, это не всегда справедливо. Кто-то уверен, что сидение в соцсетях, просмотр видео на YouTube не может быть «правильным» отдыхом. Однако отдых — это то, что расслабляет, переключает, даёт восстановиться. Важно то, как человек себя чувствует в процессе, потому что поведение, одинаковое внешне, может быть совсем разным внутри. Например, вы можете лежать на кровати и расслабляться — тогда это отдых. А можете лежать на кровати и говорить себе: «Сегодня я сделал слишком мало, а можно было сделать 50 дел». Вряд ли это назовёшь отдыхом. Плюс важно отношение человека к деятельности. Кто-то, например, обожает разбирать вещи, избавляться от ненужного, а кто-то это терпеть не может. Для первого это отдых, а для второго — наоборот. Мне нравится описание видов отдыха психолога Сандры Далтон-Смит. Она делит его на физический, ментальный, эмоциональный, социальный, сенсорный, творческий и духовный.

Еще на блоге:   6 фраз, которые помогут добиться уважения окружающих

Пробуйте разные варианты отдыха из доступных вам и анализируйте этот опыт. Как вы чувствуете себя во время такого отдыха и после? Удаётся ли вам расслабиться и переключиться, чувствуете ли себя более отдохнувшими? На практике можно найти несколько подходящих для себя вариантов.

Не пытайтесь объять необъятное

Хорошая идея — планировать одну большую приоритетную задачу и одну-две маленьких. К тому же вряд ли вы физически успеете сделать много объёмных задач в течение дня. За попытками объять необъятное могут скрываться перфекционистские установки «я должен быть всё время продуктивен» или «одна большая задача — недостаточно». Такие убеждения нередко приводят к прокрастинации, переработкам, повышают тревогу и неудовлетворённость результатами. А ещё это фактор риска для развития выгорания.

Впрочем, в реальности порой нужно сделать больше одной задачи — к примеру, из-за дедлайнов или требований руководства. Такая ситуация не катастрофа, но пусть она будет исключением, не стоит превращать её в правило.

Используйте техники планирования

Техники планирования могут быть полезны для решения разных задач. Попробуйте интегрировать какие-то из них в рабочий процесс и сделать выводы, насколько это эффективно именно для вас. Если результат не оправдает ожидания, попробуйте снова или обсудите техники с теми, кто их успешно практикует. Попробуйте использовать техники регулярно хотя бы в течение пары недель.

Матрица Эйзенхауэра может помочь, если у вас есть множество задач, которые вызывают тревогу, и непонятно, за что хвататься. Она позволяет наметить план и разделить задачи по приоритету на несколько категорий:

  • «важные и срочные»;
  • «важные и несрочные»;
  • «неважные и срочные»;
  • «неважные и несрочные».

«Метод помидора» полезен, если есть сложности с концентрацией. Его суть в том, что вы отводите 25 минут на задачу и 5 минут на отдых после. Фокусировать своё внимание на задаче проще, если период довольно короткий. А ещё удобно, что в эту технику уже включён перерыв. Метод также может быть полезен людям, страдающим прокрастинацией. Намного проще сесть за задачу, если знаешь, что выполнять её нужно всего 25 минут, а затем будет перерыв.

«Метод лягушки» обязан своим появлением Марку Твену. Именно ему приписывают знаменитое выражение «Съешьте лягушку с утра, и в остаток дня с вами не произойдёт ничего хуже». Здесь предлагается выполнить самую неприятную задачу с утра и дальше уже не тратить на неё ресурсы. Метод тоже полезен тем, кто не может избавиться от прокрастинации.

Тайм-блокинг предлагает выделять под конкретные задачи определённые слоты времени. Техника полезна для планирования задач и на день, и на более длительный срок, в неё же включено планирование перерывов. Она повышает вероятность, что важные задачи будут выполнены и время будет распределено эффективно.

«Метод слона» отсылает нас к поговорке «есть слона лучше по частям». Метод подразумевает, что большие дела и задачи мы делим на маленькие конкретные шаги. Это помогает понять, как подступиться к задаче, снижает тревогу и, соответственно, прокрастинацию.

Автор: Саша Подольникова

Источник

Читайте нас в удобном формате
Telegram | Facebook | Instagram | Tags

Добавить комментарий