Как планировать дела по методу ALPEN и всё успевать

Тайм-менеджмент с немецкой точностью. 

 

Что такое метод ALPEN

Это ещё один способ планировать дела так, чтобы гарантированно всё успевать и при этом не сойти с ума от нагрузки. Его придумал немецкий профессор экономики и эксперт по тайм‑менеджменту Лотар Зайверт.

Автор метода разделил его на пять составляющих. Первые буквы в названии шагов в итоге сложились в немецкое слово ALPEN (по‑русски «Альпы»):

A — cоставление списка задач (Aufgaben);
L — оценка необходимого времени (Länge schätzen);
P — планирование буферного времени (Pufferzeiten einplanen);
E — приоритизация задач (Entscheidungen treffen);
N — подведение итогов (Nachkontrolle).

Суть метода заключается в том, чтобы понимать, каким задачам действительно стоит уделить время, а какие можно оставить на потом. А кроме того, реалистично оценивать время, которое придётся потратить, и не забывать о том, что работа без перерывов — путь к выгоранию.

По сути метод ALPEN — это сочетание блочного планирования с матрицей Эйзенхауэра из классического тайм‑менеджмента.

Как планировать дела по методу ALPEN

Составьте список

Выпишите все‑все дела, которыми вам хотелось бы заняться сегодня. Именно выпишите: в бумажный блокнот, заметочник или планировщик на телефоне.

Соблазн составить список в уме, конечно, велик, но ресурсы человеческой «оперативной» памяти не безграничны. По некоторым данным, она может хранить одновременно до четырёх задач или объектов.

Не тратьте время на то, чтобы в начале приоритизировать дела — просто записывайте всё, что приходит в голову. Список наверняка получится пугающе внушительным. Ничего страшного, так и должно быть.

Оцените, сколько нужно времени

Тот, кто хоть раз пробовал планировать дела, почти наверняка наступал на любимые грабли новичков в тайм‑менеджменте: составил список из 15 задач, но в итоге не сделал и половины, потому что они, оказывается, физически не умещаются в рабочий день. В итоге расстроился и забросил все эти новомодные техники управления временем.

Еще на блоге:   Ваш личностный рост и развитие зрелой личности

Чтобы такого не происходило, нужно понимать временные затраты. Подумайте, сколько минут или часов займёт каждое дело из вашего списка. Будьте максимально реалистичны. Опирайтесь на прошлый опыт и не забывайте о своих особенностях, если, например, вы быстро устаёте или поддаётесь прокрастинации. Нужно помнить, что заниматься всеми этими делами вам, а не воображаемому сверхчеловеку.

Когда закончите расчёты, запишите предполагаемое время возле каждого пункта.

Запланируйте буферное время

Ещё одна типичная ошибка — планировать дела одно за другим. Такая стратегия, во‑первых, не учитывает, что человеку нужно делать перерывы, а во‑вторых, приводит к тому, что все планы рискуют посыпаться из‑за одной небольшой задержки или форс‑мажора.

Встреча продлилась чуть дольше намеченного времени, подрядчик чуть позже отдал заказ, кто‑то из коллег опоздал, вы попали в пробку, ребёнок долго одевался в детском саду — и всё, следующие дела приходится переносить, а то и вовсе отменять и перекраивать весь день. Обычно это очень злит и расстраивает.

Поэтому важно после каждой задачи внести в план так называемое буферное время, то есть такое, которое вы ничем не занимаете.

Если что‑то пойдёт не так, эти пустые слоты помогут справиться с остальными делами. А если никаких форс‑мажоров не случится, вы используете буферное время для того, чтобы передохнуть: выпить кофе, прогуляться, почитать книжку или просто посидеть в тишине. Ну и, наконец, можно посвятить это время дополнительным задачам или личным проектам.

Размеры буферных блоков нужно определять самостоятельно. В идеале, согласно методу ALPEN, они должны составлять до 40% рабочего времени.

Еще на блоге:   Деревянный Будда. Дзенская притча
Приоритизируйте задачи

На этом этапе обычно становится понятно, что с учётом необходимого времени и буферных блоков список дел, который человек составил сначала, физически невозможно одолеть за сутки. Поэтому нужно определить приоритеты и выбрать, какие задачи оставить, а какие отменить или перенести.

Для этого подойдёт классический инструмент — матрица Эйзенхауэра. По ней все задачи из списка условно разделяются на четыре категории:

  • Важные и срочные. Ими нужно заняться в первую очередь.
  • Важные, но несрочные. Таким можно уделить время после того, как разберётесь с первой группой.
  • Срочные, но неважные. Их лучше делегировать или сделать в третью очередь после важных, чтобы не посвятить им весь день и не попасть в ловушку срочности.
  • Несрочные и неважные. Эти стоит вычеркнуть, передать кому‑то или отложить в долгий ящик.

Таким образом ваш список существенно сократится и станет куда более близким к реальности.

Подведите итоги

В конце дня откройте ежедневник и задайте себе несколько вопросов:

  • Что удалось сделать, а что нет?
  • Времени хватило на все запланированные задачи?
  • Я правильно оценил(-а) необходимое время или в следующий раз нужно закладывать больше?
  • В моём плане было достаточно буферного времени, чтобы компенсировать форс‑мажоры и успевать отдыхать?
  • Я успеваю заниматься и важными, и срочными делами, чтобы не срывать дедлайны, но при этом не погрязнуть в рутине?
  • Что можно сделать, чтобы в следующий раз план был для меня более комфортным?

Когда ответите на них, перенесите задачи, которыми не успели заняться, на следующий день. И составьте новый план с учётом «работы над ошибками».

Автор: Ася Плошкина

Источник

Читайте нас в удобном формате
Telegram | Facebook | Instagram | Tags

Добавить комментарий