В книге Рэя Далио «Принципы. Жизнь и работа» миллиардер-инвестор и основатель крупнейшего в мире хедж-фонда Bridgewater Associates сводит практически все, чему он научился за свою карьеру, в набор принципов. Среди них — правила для рабочих встреч, которые помогают проводить их без лишней траты времени.
Книга вышла в 2018 году, и за последние четыре года многое изменилось. Американский Inc. пересмотрел некоторые принципы Далио и обновил их для постпандемийного мира.
Правило 1. Уточните цель встречи
Далио говорит, что вы должны обозначить цель встречи задолго до ее начала. Это позволит каждому прийти на нее подготовленным, а команда сможет рационально распределить свое время. «Встречи без явного ответственного лица рискуют оказаться бесцельными и непродуктивными», — отмечает инвестор.
Заранее разошлите участникам совещания повестку дня, в которой будет указана тема разговора. Такие напоминания можно создавать в облаке с помощью Fellow App. Вторая часть совета Далио по-прежнему актуальна — назначьте модератора, ответственного за ведение собрания и за то, чтобы команда не отвлекалась от главной темы.
Правило 2. Избегайте отклонения от темы
Отклонение темы, по словам Далио, это «случайный переход от темы к теме без завершения какой-либо из них». Если вы когда-нибудь покидали встречу сбитыми с толку, скорее всего, произошло именно это.
Далио предлагает использовать доску, чтобы не сбиваться с намеченной повестки и записывать идеи. На собрании по видеосвязи можно выделить примерное количество минут для каждого пункта повестки, чтобы модератор мог следить за временем и переводить разговор с одной темы на другую.
Кроме того, нужно упорядочить повестку дня по приоритетности, чтобы обязательно были охвачены самые важные вопросы. Если вам нравится идея доски, Miro — это цифровая интерактивная доска, которая подходит для командной работы на удаленке.
Правило 3. Распределите задачи
«Слишком часто группы принимают решение, не распределяя личные обязанности, поэтому неясно, кто и что должен делать», — пишет Далио.
Задачи, обсужденные на собрании, обязательно должны быть зафиксированы. Можете использовать для этого Asana, Clickup или Monday.com. Не дожидаясь завершения встречи, внесите в документ информацию о том, кто и что делает и какой дедлайн. Каждый пункт повестки может стать отдельной задачей по итогам совещания.
Правило 4. Согласовывайте решения
Далио говорит: «Основная цель обсуждения — прийти к согласию, что, в свою очередь, приводит к решениям и/или действиям».
Если вы решите на собрании изменить политику компании, но нигде не зафиксируете это, в будущем может возникнуть путаница. Например, сотрудник забудет новые правила или просто не придет на встречу, тогда он продолжит работать в соответствии со старой политикой и это может вызвать проблемы.
Для фиксирования результатов совещания используйте Coda, Notion или Sharepoint. На этих платформах участник сможет открыть запись в любой момент и увидеть последние обновления.
Правило 5. Стремитесь к эффективности
Далио говорит: «Несмотря на то что открытое общение очень важно, задача состоит в том, чтобы сделать это с максимальной эффективностью». Другими словами, встречи стоит планировать только в том случае, если они эффективно используют время каждого.
Это просто. Непосредственно перед окончанием совещания создайте опрос в Zoom, попросив участников (анонимно) оценить эффективность встречи по шкале от 1 до 10. Это поможет вам понять, какие собрания не приносят результата и без них можно либо обойтись, либо улучшить.
