Репутация человека, который всегда выполняет работу точно в срок, дорогого стоит. Но она не возникает сама по себе, лишь потому, что вы очень стараетесь, недосыпаете и вообще работаете как лошадь. Всё перечисленное — это крайние меры для того, кто не умеет планировать.
Сет Годин, предприниматель, экономист, автор книги «Фиолетовая корова» и других бестселлеров в области маркетинга
Вот несколько ключевых принципов, которые помогут грамотно распределять нагрузку и завершать проект к оговорённому сроку.
1. Осознайте, что не соблюдать дедлайны — это всегда личный выбор
Есть сферы, где практически единственный способ получить хороший проект — солгать заказчику, что вы справитесь с задачей быстрее, чем конкуренты. Но помните, что работать в такой отрасли — исключительно ваш выбор. И если он сделан, то стоит принять, что сроки неизбежно будут срываться, а вам придётся справляться с тревогой и другими неприятными эмоциями.
2. Обдумайте возможность перемен
Раз всё зависит от личного выбора, рассмотрите другую отрасль — такую, где соблюдение сроков ожидается и ценится. В ней вы сможете получить удовлетворение, что соблюдаете обещания и приносите пользу людям.
3. Не ставьте ложные дедлайны
Искушение велико, ведь ранний дедлайн выглядит хорошим стимулом: все члены команды точно выполнят свои задачи до того, как наступит настоящий крайний срок. Вот только люди разные. Один прислушается к вашим словам и действительно сделает всё вовремя. А другой посчитает указанную вами дату просто рекомендацией.
Более эффективный ход — с самого начала объяснить сотрудникам, что именно подразумевается под крайним сроком и какие последствия будут, если вы все вместе его сорвёте. А ложный дедлайн — это что-то вроде знаменитой истории про мальчика, который попусту кричал: «Волки!». Когда на него действительно напали, на помощь никто уже не пришёл.
4. Оставляйте запас времени
Не давайте обещания партнёрам и клиентам на основе внутренних дедлайнов. Проект, у которого нет запаса времени, наверняка задержится. Не возможно, а точно. Чем дольше период между завершением проекта и сдачей его заказчику, тем выше вероятность, что вы впишетесь в дедлайн.
5. Цените те усилия, которые прикладываете
Сделать что-то точно в срок стоит дороже, чем сделать то же самое в формате «когда получится». И если вы не нарушаете дедлайны, отнеситесь к этому как к ценности, которая должна быть включена в оплату вашего труда. А затем потратьте заработанные деньги на то, чтобы не пропустить следующий дедлайн.
6. Озвучьте самому себе основную проблему
Чтобы соблюдать дедлайны, нужен системный подход к планированию и пошаговое движение вперёд. Если вы постоянно срезаете углы или выгораете к дате сдачи проекта, у вас, скорее всего, есть системная проблема с планированием. И её нужно решать.
7. Пересматривайте задание, если это необходимо
Выполнять оговорённую работу лишь частично, только бы уложиться в дедлайн, — заведомо проигрышный ход. Куда грамотнее постоянно быть на связи с заказчиком и при необходимости вместе пересматривать техническое задание, удаляя или добавляя отдельные блоки. «Сейчас мы сделаем так, а вот это будет в следующей версии» — вполне приемлемое сообщение. Особенно когда люди ожидают получить продукт вовремя.
8. Разбивайте глобальный дедлайн на несколько локальных
Если у вас большой разветвлённый проект, то устанавливать единственный крайний срок опрометчиво: вы точно не успеете. Лучше разбить общий дедлайн на 10–15 промежуточных. Это позволит понимать, как продвигается дело, и среагировать на локальные задержки до того, как станет слишком поздно.
9. Не надейтесь взять количеством
Мифическое понятие «человеко-месяц» — серьёзная ловушка. Девять человек даже при очень большом старании не смогут выносить и родить ребёнка за один месяц. Не всегда получится ускорить проект через привлечение большего числа сотрудников.
Если вы будете решать проблему горящих сроков таким путём, то, скорее всего, не успеете. Рассмотрите альтернативный вариант: чтобы в любом этапе проекта участвовало достаточное количество людей, и эти стадии по возможности двигались параллельно.
10. Если что-то можно решить заранее, сделайте это
Когда вам нужен всего один человек, чтобы утвердить каждый этап проекта, маловероятно, что вы сумеете параллельно запустить сразу несколько процессов. А вот если строгая спецификация будет составлена заранее, многие вещи получится утвердить ещё до начала проекта.
11. Отделяйте дело от эмоций
Когда вы обсуждаете приближение дедлайна, дискуссия часто сводится к вопросам доверия, стыда и оценки приложенных каждым усилий. Чтобы такие дискуссии были эффективными, лучше разбирать системные сложности и опираться на реальные данные, а не на эмоции.
12. Не замалчивайте проблемы
Такие трудности не решатся сами по себе. В современном мире, полном мессенджеров и других возможностей для связи, нет ни единой технической причины, по которой руководитель не мог бы знать о ходе проекта и возникающих проблемах так же хорошо, как и команда.
Автор текста: Екатерина Комиссарова, автор и редактор статей о здоровье, психологии, сексологии.
