Большинство предпринимателей признают, что им не хватает навыков управления временем. Кажется, что на выполнение всех задач необходимо 20 часов, но в стандартном рабочем дне их всего восемь. Чтобы все успеть, можно делегировать часть задач или автоматизировать процессы. Но есть еще одно эффективное решение — короткие временные блоки.
Временные блоки — это интервалы времени, которые выделяются на выполнение определенной задачи в течение рабочего дня. Как правило, продолжительность временных блоков составляет от 30 до 60 минут. Например, час на утреннюю встречу, полчаса на проверку почты, полчаса на встречу с клиентом и час на работу над проектом.
Эта система помогает оценить количество времени, которое занимает каждая задача, — чтобы объединить похожие дела вместе и установить приоритеты на день. Однако лучше использовать более короткие временные блоки — по 5 или 10 минут.
Короткие временные блоки — секрет эффективного тайм-менеджмента
Одно из главных преимуществ использования коротких временных блоков заключается в том, что они помогают преодолеть воздействие закона Паркинсона. Согласно этому закону, работа занимает все время, отведенное на нее.
Если вы отвели час на выполнение задачи, то, скорее всего, столько и потратите на нее. Но если времени будет меньше, вы постараетесь сделать ту же работу быстрее.
Короткие временные блоки особенно эффективны для рабочих встреч, которые часто затягиваются из-за слабого планирования. Попробуйте выделить на встречу 20 минут вместо получаса: скорее всего, вы не потеряете в продуктивности, но получите свободное время. Более короткие временные интервалы помогают более рационально распределять задачи и время на их выполнение.
Перерывы — источник продуктивности
Короткие временные интервалы также позволяют эффективнее использовать перерывы.
Исследования показывают, что перерывы положительно влияют на человека и снижают стресс, поэтому их рекомендуется делать по несколько раз в день.
Однако если работы слишком много, перерыв может показаться лишней тратой времени или проявлением лени. В этом и заключается преимущество коротких временных блоков: если вы запланируете встречу на 55 минут вместо часа, то сэкономите несколько минут для перерыва.
С регулярностью и продолжительностью перерывов можно экспериментировать, чтобы выбрать подходящий ритм, который будет поддерживать продуктивность и не отвлекать от выполнения задач.
Недостаки метода коротких временных блоков
Стоит учитывать, что короткие временные блоки — это не идеальная стратегия, которая гарантированно работает для каждого человека. У нее есть и свои недостатки. Во-первых, планирование дня с короткими интервалами отнимает гораздо больше времени, чем почасовое планирование. Кроме того, могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые нарушат расписание дня.
Однако и эти недостатки можно компенсировать. Например, выделить небольшие запасы времени, которые можно будет использовать в случае непредвиденных обстоятельств. Если традиционный тайм-менеджмент вам не подходит, стоит попробовать технику коротких временных блоков — возможно, она поможет повысить вашу продуктивность.
