Перевод заметки блогера Чарльза Чу о том, как работы известного теоретика менеджмента Питера Друкера помогают организовать рабочий процесс.
Многие считают Питера Друкера самым влиятельным мыслителем в истории менеджмента. Это здорово, если вы менеджер. Но что, если это не так? Что, если вы фрилансер, офисный труженник или просто отшельник, живущий в лесу? Может ли Друкер быть вам полезен?
Даже не сомневайтесь.
Есть одна вещь, которой каждый должен уметь управлять. Она очень близка нам — это мы сами. Для Друкера самоорганизация начинается со времени.
В «Энциклопедии менеджмента» — блестящем предисловии к многочисленным произведениям Друкера (более 30 книг) — есть целая глава, посвященная его методу управления временем.
Я прибегаю к этому методу время от времени. Используя его, я достигают звериной производительности, выдавая по 7-8 часов качественной работы в день. Когда я не использую этот метод, я работаю 2-3 часа — не лучше, чем средний американец.
Рассмотрим метод Друкера.
Почему время?
У меня есть друг, который постоянно фонтанирует идеями для стартапов. Каждые несколько недель он присылает мне восторженное сообщение, которое выглядит примерно так:
ПРИИВЕЕЕТ ЧУВАААК! У меня есть УДИВИТЕЛЬНАЯ идея. Никто до этого не додумался. Рынок не эффективен. Все, что мне нужно сделать, это использовать ее, и БАМ !!!! 11 !!! Это будет новый Facebook!
Да, чувак. Ты сделал это.
Пять лет спустя у Facebook всё ещё нет конкурентов. А этот мой друг всё ещё преподает английский. Что пошло не так?
Ну, много чего. Но, по мнению Друкера, самая очевидная ошибка в том, что он начинает не в том месте:
Эффективные работники умственного труда, по моим наблюдениям, не начинают со своих задач. Они начинают со своего времени.
Я часто это вижу. Люди составляют сложные планы диет, бизнеса или кругосветных путешествий, и ничего не происходит. Это лишь приятная фантазия. Если вы хотите получить результаты вместо фантазий, нужно сделать первый шаг — начать действовать.
А действия начинаются с работы по управлению временем.
Три шага, позволяющих приручить время
Метод Друкера можно условно разделить на три этапа. Первый шаг — понять.
1. Записывайте свое время
Если вы похожи на меня, то, вероятно, прочитали «записывайте свое время» и подумали примерно так: «Пфф. Вы шутите? Я — это я. Я. Я живу своей жизнью, поэтому я знаю, где мое время. Зачем утруждаться, чтобы следить за ним?»
А вот и нет. По словам Друкера, человеческий мозг ненадежен:
Человек не способен управлять своим временем. Даже в полной темноте большинство людей сохраняет ощущение пространства. Но несколько часов в запертой комнате даже при включенном свете делают большинство людей неспособными оценить, сколько времени прошло. […] Если мы надеемся на свою память, значит, мы не знаем, как потрачено время.
Единственный способ знать наверняка — отслеживать время в текущий момент.
Существует бесчисленное множество способов сделать это. Конкретный метод, при помощи которого делается эта запись, нас не интересует. Главное, чтобы это было сделано, и чтобы запись была сделана в «реальном» времени.
Неважно, как вы это делаете. Просто делайте. Вот несколько способов, которые можно попробовать:
- Автоматическое отслеживание с помощью RescueTime. Примечание: метод хорош, если вы проводите большую часть дня за компьютером.
- Полуавтоматическое отслеживание с использованием цифрового таймера, например, Toggl.
- Поручите это вашему секретарю или виртуальному помощнику.
- Отслеживание вручную с помощью электронной таблицы или старых добрых ручки и бумаги.
Лично я отслеживаю на бумаге и записываю всё в электронную таблицу в конце дня. Друкер рекомендует делать это в течение трех-четырех недель. Я думаю, что для начала хватит и одной.
В любом случае, делайте записи и…
2. Диагностируйте
Следующим шагом будет анализ записей.
Никто не использует время безукоризненно, говорит Друкер: «Я ещё не встречал работника, независимо от ранга или должности, который не мог бы потратить впустую около четверти своего времени так, что никто этого даже не заметил».
Я убедился в том, что без соответствующего учета больше половины моего времени уходит на «бесполезные» действия. Речь идет о рабочем времени. Заниматься ли отслеживанием вашей социальной жизни, обсудим в другой раз.
Цель этого шага состоит в том, чтобы выяснить, где время тратится впустую. Чтобы понять это, Друкер советует задать себе два вопроса.
Вопрос первый: «Что произойдет, если этого вообще не делать?» И если ответ: «ничего не произойдет», то, очевидно, стоит прекратить это делать. Это довольно просто. Если вы считаете, что что-то может быть бесполезным, перестаньте это делать и посмотрите, что произойдет.
Вопрос второй: «Какие действия кто-то другой может сделать лучше?» Вот здесь я затормозил. Я привык считать, что могу делать что-то лучше, чем кто-либо другой. Даже если это правда (а это не так), это не главное.
Дело в том, что я делаю некоторые вещи лучше, некоторые хуже. Имеет смысл делегировать, перепоручать и автоматизировать то, что мне не нравится, чтобы больше времени уделять тому, в чем я преуспеваю.
Вот что можно попробовать:
- Автоматизация повторяющихся задач с помощью приложений, таких как Zapier или IFTTT.
- Оптимизация повторяющейся работы путем создания «контрольного списка операций».
- Приглашение фрилансера для выполнения задач, в которых вы менее эффективны (составление графика, уход за детьми, веб-дизайн, прогулки с собакой, маркетинг и так далее).
3. Объединяйте фрагменты времени
Второй шаг заключался в поиске потерянного времени и его устранении. Но есть и другой способ управлять временем: вы можете его реорганизовать.
Фрагмент времени продолжительностью один час — это не то же самое, что десять блоков по шесть минут. Для творческой работы высокого уровня требуется около двух часов внимания. Если вас всегда прерывают встречи (или дети), никакой реальной работы не будет.
Друкер рекомендует нам «блокировать» по крайней мере четверть дня, чтобы заниматься уединенной, целенаправленной работой. И этого, по его словам, обычно достаточно, чтобы сделать важные дела. Но если ваша работа очень творческая (писательство и прочее), возможно, вам придется блокировать намного больше.
И последнее
Попытайтесь выполнять эти три вещи в течение нескольких недель. Мне они принесли впечатляющие результаты.
Но есть одна оговорка.
Это не та вещь, которую нужно сделать только раз в жизни. По словам Друкера, без регулярного внимания все возвращается на круги своя, и многие руководители ведут дневник в течение трех-четырех недель подряд два раза в год или около того.
А когда вы справитесь со временем, подумайте о том, чтобы прочитать «Энциклопедию менеджмента». Там есть ещё много важных мыслей.
