Редактор Дэвид Финкель, журналист, писатель, лауреат Пулитцеровской премии, рассказала о том, что не так с законом «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».
Ким стояла во главе успешной сервисной компании с 28 сотрудниками в штате и клиентами в разных странах. Кое-что заставило меня задуматься, когда она рассказала мне о целях компании на 2017 год. Что она имела в виду под «сократить не связанную с доходами работу на 12 часов в месяц»?
По понятным причинам Ким считала, что самое важное для ее бизнеса — это превратить потраченное время в деньги. Это значит, что вся деятельность, не приносящая дохода, должна начать его приносить. Но это ошибочная логика.
Конечно, потраченное с пользой рабочее время — это хорошо для дела, здесь очевидна прямая пропорциональность. И все же, если единственной целью будет выколачивание прибыли из бесприбыльной работы, то разочарование не заставит себя ждать.
Причина кроется в известном принципе 80/20, он же закон Парето, согласно которому 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Дело не в том, что это не так — мой собственный опыт, как и опыт других профессионалов, подтверждают это правило.
Есть только одно «но»: закон Парето слишком часто ошибочно принимают за стратегию тайм-менеджмента, как будто достаточно просто вычислить те самые золотоносные 20% и втиснуть туда побольше дел.
Это неправильно. Чтобы распределять время более эффективно, нужно применить правило 80/20 к самому правилу 80/20. Тут поможет простая арифметика. Посмотрим, как это работает.
Структура рабочей недели
Подумайте так: эти ценные 20% все же занимают немало времени. Если вы работаете пять дней в неделю, то это один полный день. Так что даже если бы вы могли уместить все самые продуктивные задачи в один рабочий день, то было бы совершенно непонятно, как его структурировать.
Давайте порассуждаем: если 20% ваших действий генерируют 80% результата, то 20% из этих 20% дают 80% от 80% ваших результатов. По этой логике можно до бесконечности расщеплять дни и часы, минуты и секунды на предположительно более ценные временные отрезки — но это нелепо, так что забудем об этом.
Вот единственный стоящий вывод, который можно вынести из этих примеров на умножение:
4% ваших усилий (20% от ваших 20%) дают 64% результата.
Если брать стандартную 40-часовую рабочую неделю, то это займет чуть более полутора часов. И снова немного математики: если заглянуть еще глубже, станет ясно, что 1% (20% из 20% от 20%) даст 50% ваших результатов. Только подумайте — за какие-то 25 минут можно сделать полдела!
Разумеется, это чистая теория, но она поможет разбить рабочую неделю на гораздо более эффективные промежутки времени.
Время в категории D — это 80% малоэффективных дел, которые составляют только 20% от общего результата. Условно примем ценность такого фонового времени за единицу. Вероятно, именно эту категорию Ким хотела бы урезать на 12 часов в месяц.
Она планировала убрать таких «пожирателей времени» из своего поля зрения: с ответами на вопросы поставщиков и несложными административными задачами вполне могут справиться ее сотрудники.
Время в категории C — это те 20%, которые дают 80% результата. Относительная ценность этой категории составляет 16 — это значит, что лишь четверть усилий дает в четыре раза больше результата. Таким образом, каждый час выполнения дел в категории C несет в 16 раз большую ценность, нежели час дел в категории D.
Для многих в эту категорию входит оплачиваемое рабочее время, которое тратится непосредственно на создание продукта или услуги. Но на этом этапе большинство людей, которые принимают принцип 80/20 всерьез, привыкли останавливаться.
Время в категории B — это концентрированные 4%, который генерирует 64% вашего результата. За высокую эффективность я называю эти 4% «золотой жилой», их относительная ценность равна 64: один час времени в категории В приносит в 64 раза больше, чем аналогичное время в категории D.
Время в категории A — это тот самый волшебный 1%, который дает 50% результата и обладает в 200 раз большей относительной ценностью по сравнению с категорией D.
Время времени рознь
Конечно, деятельность большинства людей невозможно разбить по категориям. Но это ценные подсказки, которые сводятся к основной идее: не все время одинаково ценно. Три максимально эффективных часа во вторник могут дать гораздо больше, чем 30 часов в понедельник, среду и четверг, забитых несрочными и неважными делами.
Хотя время в категории C (20 в принципе 80/20) может дать значительный результат, для его достижения так или иначе не избежать напряженной работы.
И это ловушка, в которую попадают многие профессионалы. Они пытаются увеличить свои доходы за счет увеличения количества более ценного времени, что обычно приводит просто к увеличению количества времени, даже если это означает и более высокую общую ценность. Но трата большего количества времени — не лучший выход. А выход стоит искать в категориях A и B.
В моем понимании то время, которое я трачу на обучение клиентов дважды в неделю, относится к категории C. Конечно, эти восемь часов могут приносить сотни тысяч долларов в год. Но основной акцент на экономическую ценность я сделал в категориях A и B.
Так я понял, что моя В-категория включает в себя семинары для больших аудиторий, в числе которых есть мои потенциальные клиенты, написание книг или совершенствование систем и персонала компаний. Эти дела занимают существенно меньше места в обычной рабочей неделе, но дают пропорционально больший результат.
Моя категория А — это принятие стратегических решений на высоком уровне, поддержка важных деловых контактов и развитие моей команды руководителей. Я мог бы оглянуться на рабочую неделю и обнаружить, что потратил не больше 30 минут на каждую из этих задач — и этого вполне достаточно.
Как правило, ваши дела в категории С — это то, что помогает вам создавать, в то время как категории А и В, как правило, открывают двери новым идеям и способам увеличения прибыли.
Это стратегические решения, которые влияют на то, в какое русло компания (и вы вместе с ней) направит свою энергию и время, чтобы оставаться конкурентоспособной. Беспорядочно свалить все дела в 20-процентный сегмент — значит не суметь организовать потраченное на них время. Чтобы сделать все как следует, потребуется немного терпения и простой математики.
