Примитивных стереотипных советов по тайм-менеджменту много повсюду. Однако, ответив далее лишь на четыре вопроса, вы сможете определить свои базовые индивидуальные особенности в управлении временем и получить личные рекомендации с учетом специфики вашей личности. Постарайтесь учесть их при планировании своего рабочего и личного времени, чтобы быстрее и эффективнее справляться со своими обязанностями и делами.
Нередко в книгах по тайм-менеджменту даются примитивные стереотипные советы типа:
- не начинайте день с просмотра почты или каких-то других мелких дел;
- выполняйте однородные дела единым блоком;
- формулируйте для себя дела в виде результата, а не процесса их выполнения;
- тщательно готовьтесь к выполняемой работе.
Таких советов много. Например, правильность или неправильность первого совета зависит от ваших биологических часов и других факторов продуктивности времени. Об остальных же советах речь пойдет ниже. Вы сможете пройти небольшое тестирование и получить персональные рекомендации, исходя из выявленных по результатам теста личных склонностей.
Итак, пожалуйста, ответьте на несколько вопросов:
- Вопрос 1. Что для вас более естественно и комфортно: длительное время выполнять однотипные задачи или задачи различного типа? Оцените, как при длительном (с вашей точки зрения) выполнении однотипных задач меняется ваши продуктивность и настроение — в лучшую сторону или в худшую?
- Вопрос 2. Вы выполняете одновременно два не особенно сложных дела (например, обсуждаете рабочие вопросы по телефону и просматриваете почту либо смотрите фильм (не самый захватывающий) и проглядываете газету). Является ли такая ситуация для вас комфортной или дискомфортной? Сильно ли снижается скорость восприятия, повышается ли процент ошибок?
- Вопрос 3. Опишите свой последний рабочий проект (или последнюю рабочую неделю).
- Вопрос 4. Представьте, что вам предстоит выйти на новую работу. Опишите ваш первый рабочий день.
Не продолжайте чтение дальше, пока вы не ответите себе на эти вопросы.
Ответили? Тогда рассмотрим результаты. Как вы поняли, на каждый из вопросов можно было дать два варианта ответа.
Вопрос 1
Ваш возможный ответ: вам комфортнее выполнять длительное время однотипные дела.
Интерпретация вашего ответа. Типаж «процедуры».
Персональные рекомендации. Если вы человек процедур, вам стоит всегда стараться делать все дела однородными блоками, максимально укрупняя их. Например, делать звонки в течение часа, потом работать над отчетом в течение двух часов, затем в течение трех часов заниматься аналитической работой. Вам также стоит выполнять работу, используя одну и ту же схему. Это одновременно увеличит скорость работы и повысит комфортность.
Ваш возможный ответ: вам комфортнее чередовать задачи
Интерпретация вашего ответа. Типаж «возможности».
Персональные рекомендации. Здесь все прямо наоборот: чередуйте разнотипные дела, часто меняйте свои занятия, старайтесь вносить что-то новое даже в те дела, которые вы уже выполняли.
Вопрос 2
Ваш возможный ответ: скорость и качество не снижаются при параллельном выполнении дел не очень высокого уровня сложности.
Интерпретация вашего ответа. Типаж «параллельность».
Персональные рекомендации. Вам следует планировать свой день таким образом, чтобы одновременно выполнять по два несложных дела. Например, вы можете в одно и то же время просматривать почту (разумеется, кроме особо важных писем) и делать текущие звонки. Подумайте, какие дела низкого или среднего уровня сложности вы сможете выполнять параллельно, и ваши затраты времени уменьшатся примерно в полтора-два.
Ваш возможный ответ: скорость и качество снижаются при параллельном выполнении дел не очень высокого уровня сложности.
Интерпретация вашего ответа. Типаж «последовательность».
Персональные рекомендации. Вам не следует выполнять дела одновременно: снижается качество работы и увеличивается число ошибок, на исправление которых вы потратите гораздо больше времени. Если у вас вдруг возникло второе дело, которое никак не может подождать, отложите первое.
Вопрос 3
Ваш возможный ответ: преобладают глаголы совершенного вида (например, «сделать») и слова, обозначающие результат и цель.
Интерпретация вашего ответа. Типаж «результат».
Персональные рекомендации. Если вы ориентированы на результат, то, скорее всего, вы будете стремиться соблюдать сроки и добиваться цели, часто любой ценой. Однако у вас есть несколько особенностей, которые могут стать вашими слабостями в отношениях со временем. Обратите на них внимание и поработайте над ними:
- Не исключено, что вы часто отдаете предпочтение скорости выполнения работы, забывая о качестве. Контролируйте себя, так как переделывание работы займет гораздо больше времени.
- Вы можете неоправданно сокращать сроки, так как вам хочется быстрее видеть результат. Однако это может привести к невозможности сделать работу вовремя.
- Люди результата часто невнимательны к деталям, что нередко приводит к необходимости тратить слишком много времени на переделывание работы.
Ваш возможный ответ: преобладают глаголы несовершенного вида (например, «делать») и слова, обозначающие процесс.
Интерпретация вашего ответа. Типаж «процесс».
Персональные рекомендации. Вам следует контролировать себя, поскольку, во-первых, вы можете чрезмерно увлекаться деталями и забыть о главном, а во-вторых — вы склонны совершенствовать процесс ради процесса. На это вы тратите много времени и не задумываетесь о том, насколько это значимо для достижения результата. Поэтому вам следует всегда задавать себе вопрос «Зачем?», прежде чем начинать что-либо совершенствовать.
Вопрос 4
Ваш возможный ответ: преобладают активные глаголы (например, «приду», «сделаю», «сказал(а) бы», «познакомился бы»).
Интерпретация вашего ответа. Типаж «активность».
Персональные рекомендации. Люди такого склада склонны к быстродействию, следовательно, им необходимо контролировать себя с точки зрения достаточности подготовки. В противном случае вы потратите потом много времени на исправление ошибок, допущенных из-за того, что недостаточно подготовились.
Ваш возможный ответ: преобладает неопределенная форма глагола (например, «прийти», «сказать», «узнать») или отглагольные слова («знакомство», «обсуждение»).
Интерпретация вашего ответа. Типаж «аналитичность».
Персональные рекомендации. Обратная сторона медали: следите за тем, чтобы начать действовать вовремя, иначе подготовка может так затянуться, что делать что-либо будет поздно и бессмысленно.
****
Итак, сейчас вы смогли определить свои индивидуальные особенности и получить рекомендации с учетом специфики вашей личности. Постарайтесь учесть их при планировании своего рабочего и личного времени.
Автор: Cветлaна Влaдимиpoвна Ивaнoва, кандидат психологических наук, сертифицированный тpeнер и HR-менeджeр, старший партнер и ведущий тpeнер КPG Training Сеnter.
