Время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно. Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
«Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай» — таков шутливый тезис А.П. Чехова. Видный теоретик управления П.М. Керженцев подчеркивал, что время является ценностью особого рода. Его нельзя накапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Неиспользованное время уходит безвозвратно.
Например, работа во многих учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной «раскачки». Много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с запозданием. Таковы некоторые реалии организации труда во многих фирмах. Однако можно организовать и использовать свое время более эффективно, нужно только стараться избегать достаточно типичных ошибок в организации личного труда.
1. Перенос принятия решения на завтра. Это самая распространенная ошибка. Главные причины такой ситуации — несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо по возможности решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное здесь — начать, преодолеть сомнения, боязнь перед безотлагательным решением. Как правило, руководители-женщины прибегают к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед ними задачи, проблемы или цели туманны, если у них нет ясного представления о том, чего же они хотят добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы. Письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо увидеть проблему;
построение «дерева целей».
2. Выполнение работы не до конца. С точки зрения результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее ограничиться окончательным решением только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на психику. Зато каждое законченное дело дает чувство удовлетворения и душевной свободы.
3. Стремление сделать все сразу. Попытки одновременно решать несколько проблем — путь к стрессам и неврозам. У многих руководителей-женщин стол завален папками с бумагами. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если имеете дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой вы должны стремиться. Такая карточка должна постоянно находиться на столе руководителя на самом видном месте. Это позволит сконцентрировать свои усилия на решении главного вопроса.
4. Желание сделать все самому. Очень часто руководители тратят время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение проблемы, которая требует компетентности и участия самого руководителя. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач.
5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления отрицательно сказываются на работе организации. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает ненужное личное соперничество. Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности. Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.
6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. Ценная энергия руководителя в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что необходимо сделать незамедлительно. Задача руководителя — установить объективные причины неудачи, а не искать виновного.
7. Полное пренебрежение к вопросам организации и планирования личной работы. Эта ошибка, возможно, самая основная. Причина ее в том, что многие руководители считают, что эффективная организация своего личного времени в принципе невозможна, так как руководитель зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств. Главная же задача — не управление собственно временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, руководителям необходимо не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время, но и следует начать по-новому мыслить о времени.
Правила личной организованности и самодисциплины
Чтобы успевать делать больше дел за меньшее время, жить интереснее, а также испытывать удовлетворение от жизни, требуются всего два качества: организованность и самодисциплина. Вот некоторые правила, которые помогут вам развить эти навыки.
1. Точно определите свою цель. Зачастую руководители попусту тратят время и энергию из-за того, что отчетливо не представляют себе, что же они собираются делать. Не зная точно, к чему они идут, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинку. Необходимо определить с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому можно достичь его гораздо быстрее. Это — решающее условие.
2. Составьте план достижения цели. Помните слова Сенеки: «Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра». План помогает четко знать, когда произойдут те или иные события. В конце рабочего дня составьте список дел на будущий день. Сделайте такой список и для дома. Он освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными делами.
3. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке в порядке убывания важности самые срочные дела. Завтра примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делом № 2, далее с делом № 3 и т.д. (конечно, речь идет о делах, которые целиком зависят лишь от вас). Не переживайте, если к концу дня вы разделаетесь только с одним или двумя делами, завтра вы снова сосредоточитесь на самом главном.
4. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такие дела мы, как правило, выдвигаем вперед тех, которые нам необходимо сделать. Отсюда задача — превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность нашей деятельности повысится почти автоматически.
5. Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но здесь есть два момента: а) сроки должны быть реальными. Иначе вам не удастся выполнить свои обязательства; б) твердо держитесь срока. Будьте непреклонны к себе, как были бы непреклонны к тому подчиненному, который пообещал что-то сделать к определенному дню.
6. Научитесь быть решительными. Не откладывайте дело со дня на день. Располагая определенными фактами, основаниями для принятия решений, решайте и действуйте. Если вы что-то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о мудрости принятого решения. Двигайтесь дальше.
7. Научитесь говорить «нет», соизмерять свои дела и цели. Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченной в такие дела, которыми никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.
8. Приобретите привычку пользоваться записной книжкой. Возьмите за правило записывать все предстоящие дела, яркие мимолетные мысли, номера телефонов и т.д. Можно размещать заметки на письменном столе, у зеркала, за автомобильным козырьком от солнца и т.п. Они помогут вам всегда быть наготове относительно всяких мелких дел, о которых можно забыть. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблем. Надо что-то решить? Набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроются разнообразные возможные решения.
9. Ликвидируйте досадные помехи. Добрые друзья и коллеги по работе, любящие поболтать, могут начисто провалить самые лучшие ваши намерения выдержать сроки. Вы можете сохранить их дружбу (и ваш график), тактично дав понять, что вы в цейтноте.
10. Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Являясь на совещание к 14.30, когда оно на самом деле назначено на три часа, вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то сделать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-то останется неясным, сразу же выясните.
11. Откажитесь от шаблона. Любое дело можно сделать лучше. Выполняя работу одним определенным образом, руководители подчас считают, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем всякую работу можно усовершенствовать, стоит только немного подумать. Можно передать другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации. Можно воспользоваться какой-либо оргтехникой, чтобы сберечь время. Следует поинтересоваться, как другие экономят время.
12. Не упускайте из вида мелочи. Можно избежать небольших, но растрачивающих время задержек, стремясь по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов. Это означает, что необходимо всегда иметь под рукой достаточный запас предметов, наиболее часто употребляемых в вашей работе, в быту: какие-то запасные детали или канцелярские принадлежности, мелкие предметы туалета или даже денежная мелочь. Если надо, приобретите вторые ключи, очки, перчатки, зонт. Решайте с вечера, что наденете утром.
13. Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приступить к работе, можно привести в порядок свой стол, починить все карандаши, задумчиво поглядеть в окно, выпить чашку кофе и т.п., а потом удивиться — куда девалось время? Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Никто, кроме вас самих, не сможет помочь вам избавиться от вредной привычки тянуть с делами. Принимайтесь за них сразу же!
14. Используйте время полностью. Всегда есть возможность немного увеличить свое производительное время, полнее используя его. Это значит, что время поездок, ожиданий, завтрака можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание записок, которые пригодятся в дальнейшей работе.
15. Меняйте занятия. Наше тело никогда не устает все сразу. Обыкновенно устают лишь отдельные группы мышц. Меняя занятия, вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, переключитесь на работу, которую можно сделать стоя или при выполнении которой надо двигаться. Вы весь день на ногах? Займитесь сидячей работой. Вы не только увидите, что ваш организм способен на большее, но такая перемена сделает вас бодрее, более заинтересованной в работе.
16. Начинайте раньше. Начиная день всего на 15-20 мин раньше того, к чему вы обычно привыкли, вы зададите тон всему дню.
17. Ежедневно контролируйте выполнение намеченных дел. Сначала подведите итоги тому, что сделано за день, а затем составьте список дел на очередной день.
18. Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет вам судить о том, стоит ли именно вам заниматься не очень важными делами, которые, может быть, появляются в ваше рабочее время. Существует немало способов делать больше в имеющееся у вас время.
Автор: Свeтлaна Никoлaeвна Макapoва, кандидат экономических наук, доцент Пензeнcкого госудapcтвенного университета аpxитектуры и стpoительства.
