В издательстве «Альпина Паблишер» вышла книга «Agile life. Как вывести жизнь на новую орбиту, используя методы agile-планирования, нейрофизиологию и самокоучинг» Катерины Ленгольд. Публикуем отрывок (с сокращениями) из главы «Управление задачами». Здесь вы найдете полезные советы, которые помогут эффективно управлять задачами, а не тонуть в них.
Рабочий день большинства людей напоминает советскую электронную игру, где волк ловит в корзину падающие со всех сторон яйца. Это бесконечный поток задач, встреч и сообщений — срочных и очень срочных, важных и суперважных. Как только вы выстроите простую систему повседневного управления задачами и календарем, пользы от ваших действий станет больше, а броуновского движения, съедающего батарейку, — меньше.
«Помидорный бюджет»
Первый шаг — формирование общей структуры вашего дня и недели. Для примера возьмем стандартный 8-часовой рабочий день с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00. Бюджет рабочего времени я предпочитаю измерять не в часах, а в «помидорках». Pomodoro — это, пожалуй, самая простая и действенная техника повышения личной эффективности. Рабочий процесс делится на блоки сфокусированной работы длительностью 25 минут с обязательным 5-минутным перерывом.
Можно назвать сотни исследований, подтверждающих эффективность этой методики, а можно просто попробовать применить ее на практике.
Поставьте таймер на 25 минут и приступайте к выполнению задачи. Когда время закончится, отдохните 5 минут. Сделайте четыре подхода. Вы удивитесь, сколько задач вы успеете выполнить за два часа.
Обратный отсчет времени и тикающий таймер мобилизуют внимание, а гарантированный отдых и небольшой объем задачи снимают нервозность и снижают когнитивную скуку (наш директор, префронтальная кора, не любит долго выполнять однообразные задачи).
Мелкие задачи, на выполнение которых уходит 5-10 минут, удобно группировать в одну помидорку, а крупные проекты нужно разбивать на несколько блоков по 25 минут.
Последнее, кстати, здорово помогает поддерживать уровень «бонусных» нейромедиаторов. Начало каждого рабочего интервала сопровождается всплеском дофаминовой мотивации и завершается серотониновой наградой.
Перерыв между помидорками обязателен. Сфокусированная работа должна сопровождаться отдыхом.
Во время пятиминутного перерыва заварите чашечку душистого чая или съешьте горсть ягод, разомните мышцы или пройдитесь по офису. В 40-часовую рабочую неделю помещается 80 помидорок (8 часов = 16 помидорок в день). Это и есть ваш «помидорный бюджет» на неделю. Давайте разберем, как грамотно его инвестировать.
Приоритетные и рутинные задачи на день
Утренние часы и первые восемь помидорок моего дневного рациона я выделяю на решение приоритетных задач. Это идеальное время для проработки новых идей, анализа сложных ситуаций, принятия важных решений. Чтобы выявить тренды в сфере личной эффективности своих сотрудников, компания Redbooth проанализировала 28 млн (!) задач, выполненных пользователями платформы. Результаты, полученные эмпирическим путем, совпали с выводами нейрофизиологов, которые утверждают, что пик продуктивности приходится на период через 2-4 часа после пробуждения.
Я не трачу это золотое время на разбор почты, рутинные звонки, встречи и бумажную работу, не требующую серьезной когнитивной нагрузки.
Все задачи «второй величины» я выполняю после обеда. Планируя рабочий день, я учитываю длительность выполнения задачи в помидорках.
Из 16 ежедневных помидорок я планирую только 12, а четыре оставляю свободными на случай, если решение какого-то вопроса займет больше времени или возникнет внеплановая задача. Выделение 25% буферного времени (по часу до и после обеда) — это спасение от цейтнота и паники, которые возникают при «наползании» одной задачи на другую.
Кроме стандартных 25-минутных блоков помидорок можно использовать двойные или тройные помидорки. Например, двойная помидорка — это 60 минут: 50 минут работы и 10 минут отдыха.
Не стоит начинать с больших помидорок! Сначала приучите себя к маленьким.
Если вы без проблем удерживаете внимание на одной задаче в течение 25 минут, плавно увеличивайте размер блоков. При этом двойные и тройные помидорки лучше работают в первой половине дня, когда концентрация внимания на максимуме. Использовать их целесообразно для решения комплексных задач, требующих глубокого погружения. Над задачами средней сложности или крупными рутинными проектами я советую работать стандартными блоками по 25 минут.
Фиксирование входящих задач
Главное правило в работе с задачами — не держать их в голове. Если в архивном отделе (долговременной памяти) трудится много сотрудников и на полках достаточно пространства для хранения документов, то в кратковременной памяти места куда меньше. Не тратьте ограниченный ресурс директора для таких мелочей. Делегируйте хранение задач планировщику. Списки дел можно вести на бумаге, но я настоятельно рекомендую электронный формат. В этом случае:
- задачи никогда не потеряются и синхронизируются сразу на всех устройствах. Вы можете фиксировать их на телефоне, планшете или ноутбуке;
- можно надиктовывать задачи на ходу с помощью функции распознавания голоса, доступной на большинстве смартфонов;
- даже если телефона нет под рукой (что в ряде случаев полезно для продуктивной работы и отдыха), вы можете внести задачу в список с помощью умных часов.
Важно фиксировать задачи строго в одном месте. Если одна часть дел записана в ежедневнике, другая — на листиках, а третья — в приложении на телефоне, то толку от такой системы не будет. Еще раз повторю: все задачи — в одном месте. Это место называется «Входящие».
На этапе внесения задач в список не нужно их сортировать, категоризировать, раскладывать по папкам, планировать на какой-то день. Просто выгружайте их из мозга, не обрабатывая:
- идете по магазину и вспомнили, что нужно купить своей половинке подарок на День рождения, — запишите задачу в список;
- едете в машине, и пришла идея нового маркетингового исследования для клиента — надиктуйте ее, чтобы не забыть;
- во время разговора с командой выявилась задача, которую вы должны проконтролировать, — внесите ее в список.
Ключевое правило: делать это сразу, не откладывая. Удерживать задачу в оперативной памяти — это как оставить включенным фонарик на телефоне: батарейка сядет и на выполнение важных дел ментальной энергии не останется.
Обработка электронной почты и сообщений
Когда вы проверяете почту и рабочие мессенджеры?
- Когда выдается свободная минутка.
- Как только всплывает уведомление.
Правильного варианта тут нет. И то и другое неэффективно. В ходе опроса более 500 работников интеллектуального труда в США, проведенного компанией RescueTime, 9 из 10 респондентов признались, что не контролируют свой рабочий день.
Отсутствие контроля над происходящим — угроза для миндалины, отдела безопасности, со всеми вытекающими последствиями: выгоранием, нарушением сна и памяти, снижением способности приоритизировать.
Разумеется, контролировать все невозможно, но есть вещи, на которые вы можете повлиять. Первое, что можно сделать, — выставить щит, который укроет вас от бомбардировки входящих сообщений. Этот щит — волшебная кнопка «Не беспокоить» в настройках телефона. Проверять почту и рабочие мессенджеры следует по расписанию, а не когда придется.
В зависимости от характера вашей работы вы можете делать это пару раз в день или каждые полтора часа — но не постоянно. Вашему директору, префронтальной коре, нужно время на концентрацию. Если дверь его офиса слетает с петель от нескончаемого потока визитеров, работать ему некогда.
Думаю, у вас такое было: безумная неделя, куча беготни…А потом смотришь на реально проделанную работу и понимаешь, что все это — мышиная возня.
Время работы и время обработки новых задач должно быть разграничено. Вам нужно определить, когда и как долго вы будете обрабатывать входящие сообщения.
Я рекомендую выделить на это 25 минут до обеда (сразу после выполнения приоритетных задач) и 25 минут в конце рабочего дня. Это время можно сразу зафиксировать в календаре.
Если для выполнения приоритетных задач вам необходимо проверить входящие сообщения утром, можно устроить 15-минутную сессию сканирования (не обработки!) почты и мессенджеров. Не открывайте все письма, а только те, которые имеют отношение к приоритетным задачам. Обработку остальных писем оставьте до обеда.
